Makalah Administrasi Ketatausahaan Sekolah

KATA PENGANTAR

Puji syukur penyusun ucapkan kepada Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan karunia-Nya sehingga Makalah Administrasi Ketatausahaan Sekolah ini dapat diselesaikan dengan baik. Tidak lupa shalawat dan salam semoga terlimpahkan kepada Rasulullah Muhammad SAW, keluarganya, sahabatnya, dan kepada kita selaku umatnya.

Kami ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan yang berjudul Makalah Administrasi Ketatausahaan Sekolah ini. Dan kami juga menyadari pentingnya akan sumber bacaan dan referensi internet yang telah membantu dalam memberikan informasi yang akan menjadi bahan makalah. Kami juga mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah memberikan arahan serta bimbingannya selama ini sehingga penyusunan makalah dapat dibuat dengan sebaik-baiknya. Kami menyadari masih banyak kekurangan dalam penulisan Makalah Administrasi Ketatausahaan Sekolah ini sehingga kami mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi penyempurnaan makalah ini.

Kami mohon maaf jika di dalam makalah ini terdapat banyak kesalahan dan kekurangan, karena kesempurnaan hanya milik Yang Maha Kuasa yaitu Allah SWT, dan kekurangan pasti milik kita sebagai manusia. Semoga Makalah Administrasi Ketatausahaan Sekolah ini dapat bermanfaat bagi kita semuanya.

Indonesia, Juni 2024
Penyusun

DAFTAR ISI

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dalam rangka menunjang kelancaran proses belajar mengajar di instansi sekolah diperlukan suatu bagian yang mendukung kegiatan tersebut yaitu Ketatausahaan. Tata usaha adalah suatu bagian dari sekolah yang berfungsi sebagai pendukung kegiatan belajar mengajar agar berjalan lancar sesuai apa yang telah direncanakan dan bisa tercapai seperti apa yang diinginkan. Dengan berkembangnya zaman yang sekarang lebih dikenal dengan era globalisasi, fungsi tata usaha harus lebih dapat ditingkatkan kualitasnya tentang teknologi terutama teknologi informasi ataupun lebih dikenal dengan era komputerisasi. Hal ini dimaksud untuk lebih mengefektifkan pekerjaan dan untuk memberikan pelayanan yang lebih baik. Oleh karena itu setiap staf tata usaha diharuskan menguasai teknologi tersebut. Keberadaan ketatausahaan di setiap instansi sangat berperan penting untuk kelancaran kegiatan dan perkembangan instansi yang bersangkutan dan dengan perkembangan zaman teknologi informasi dapat lebih mengefektifkan kinerja dari tata usaha itu sendiri.

Ketatausahaan menjadi penting karena ketatausahaan dapat membantu dan mempermudah sub-sistem yang lain seperti bagian kesiswaan, kurikulum, administrasi personel, dan lainnya. Dalam hal ini ada istilah yang disebut dengan mekanisme bantu artinya kegiatan ketatausahaan sekolah dapat dipergunakan untuk membantu pimpinan (Kepala Sekolah) dalam mengambil keputusan, sehingga dapat memperlancar dan meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses administrasi, dengan data yang diperlukan. Bila administrasi ketatausahaan berjalan dengan baik maka kegiatan yang menyangkut pembelajaran dan tujuan pembelajaran dapat berjalan dengan baik pula. Untuk itu, diperlukan staf tata usaha yang profesional dan kompeten dibidangnya.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan masalah yang akan dibahas di dalam makalah tentang Administrasi Ketatausahaan ini adalah sebagai berikut:

  1. Bagaimana konsep administrasi ketatausahaan?
  2. Bagaimana proses tata persuratan?
  3. Bagaimana proses tata kearsipan?
  4. Bagaimana proses tata ruang kantor/sekolah?
  5. Bagaimana keterlibatan guru dalam administrasi ketatausahaan sekolah?

C. Tujuan

Adapun tujuan dalam penulisan makalah tentang Administrasi Ketatausahaan ini adalah sebagai berikut:

  1. Untuk mengetahui konsep administrasi ketatausahaan.
  2. Untuk mengetahui proses tata persuratan.
  3. Untuk mengetahui proses tata kearsipan.
  4. Untuk mengetahui proses tata ruang kantor/sekolah.
  5. Untuk mengetahui keterlibatan guru dalam administrasi ketatausahaan sekolah.

BAB II
PEMBAHASAN

A. Konsep Administrasi Ketatausahaan

Tata usaha, atau sering juga disebut tata laksana, merupakan bagian dari keseluruhan proses administrasi. Dalam bahasa inggris, ada yang menyebutnya sebagai “clerical work” atau “reporting and recording system” atau “office management”, yaitu semua mekanisme yang dapat membantu, memperlancar, meningkatkan aktivitas dan efisiensi proses administrasi dengan menyediakan segala data dan informasi yang diperlukan, sehingga administrasi tersebut berjalan lancar.

Di samping itu, tata usaha juga diartikan sebagai kegiatan melakukan penentuan segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi, untuk digunakan sebagai bahan keterangan oleh pimpinan, yang meliputi segenap kegiatan mulai dari pembuatan, pengolahan, penataan sampai dengan penyimpanan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Sedangkan pengertian tata usaha menurut pedoman pelayanan tata usaha untuk perguruan tinggi adalah segenap kegiatan pengelolaan surat-menyurat yaitu menghimpun (menerima), mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bagian keterangan yang diperlukan oleh organisasi.

Dengan pengertian ini maka tata laksana atau tata usaha bukan hanya meliputi surat-surat saja tetapi semua bahan keterangan atau informasi yang berwujud warkat. Pekerjaan tata usaha meliputi rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerja sama. Menurut The Liang Gie (2000: 50).

  1. Menghimpun, yaitu: Kegiatan-kegiatan mencari data mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada, sehingga siap untuk dipergunakan jika diperlukan.
  2. Mencatat, yaitu: Kegiatan membubuhkan dengan berbagai alat tulis sehingga terwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.
  3. Mengolah yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan- keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna atau lebih jelas untuk dipakai.
  4. Menggandakan, yaitu: Kegiatan memperbanyak dengan berbagai alat dan cara.
  5. Mengirim, yaitu: Kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak ke pihak lain.
  6. Menyimpan, yaitu: Kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu..

B. Proses Tata Persuratan

Surat merupakan alat komunikasi antara dua pihak yang berupa tulisan dalam kertas atau lainnya. Tujuan utama seorang menulis surat, tidak lain adalah untuk dikirim atau ditujukan kepada pihak lain di luar organisasi atau perusahaan (Wursanto, 2006: 232).

1. Fungsi Surat

Menurut Suprapto (2006) surat merupakan alat komunikasi tertulis dan bagi suatu instansi mempunyai fungsi sebagai:

  1. Wakil dari pengirim surat (wakil instansi) yaitu suatu surat selalu mewakili pengirimnya atau penulisnya sebagai identitas yang perlu diketahui penerima surat tersebut.
  2. Bahan pembuktian yaitu sebagai bukti yang berwujud dan tertulis bahwa surat tersebut telah dikirimkan penulis kepada penerima yang dituju.
  3. Sebagai acuan untuk mengambil tindakan lebih lanjut dari suatu masalah yaitu bahwa dari surat tersebut penerima dapat mengambil tindakan dari masalah yang dibahas dalam surat tersebut.
  4. Alat ukur kegiatan instansi yaitu surat dapat berisi berbagai macam informasi yang bertujuan memberikan informasi kepada penerima surat termasuk yaitu informasi mengenai kegiatan dari instansi atau penulis surat.
  5. Sarana memperpendek jarak yaitu seseorang atau instansi yang berada di daerah lain dan berjarak jauh tetap dapat berkomunikasi dan memberikan informasi dengan cara mengirim surat.

2. Ruang Lingkup Surat

Menurut Suprapto (2006) ruang lingkup surat adalah:

  1. Surat Dinas menyangkut materi yang ruang lingkupnya esensial dalam komunikasi kedinasan yang berawal dari penentuan jenis, sifat, format, sarana pengamanan surat dan kewenangan penandatanganan.
  2. Penetapan format surat yang menampung bentuk redaksional dan tata letak serta faktor penunjang lainnya, termasuk penggunaan kertas dan amplop.
  3. Pengamanan surat dan aspek legalitasnya perlu dilihat sebagai penentu yang paling penting agar dapat berdaya guna dan berhasil guna.

3. Asas-asas Tata Persuratan

Menurut Bratawidjaja (2002) asas-asas tata persuratan adalah:

a. Asas Keamanan

Surat dinas bersifat tertutup, sehingga kerahasiaan isinya harus tetap dijaga. Pejabat dan petugas tata persuratan tidak dibenarkan memberikan informasinya kepada yang tidak berkepentingan, baik secara tertulis maupun secara lisan.

b. Asas Pembakuan

Surat dinas diproses dan disusun menurut tata cara serta bentuk-bentuk berdasarkan ketentuan yang berlaku.

c. Asas Keterkaitan

Tata persuratan memiliki keterkaitan dengan administrasi perkantoran pada umumnya dan administrasi kearsipan pada khususnya. Seluruh kegiatan tata persuratan merupakan bagian integral dan tata laksana perkantoran dan tata laksana kearsipan.

d. Asas Kecepatan

Guna mendukung kelancaran penyelenggaraan tugas dan fungsi unit kerja kegiatan tata persuratan harus dapat dikelola tepat pada waktunya.

4. Jenis Surat

Menurut Bratawidjaja (2002) surat dapat dibedakan berdasarkan berbagai aspek sebagai berikut:

a. Jenis Surat Berdasarkan Jangkauan
  • Surat ekstern, yaitu surat yang berasal dari dan untuk instansi lain luar.
  • Surat intern, yaitu surat yang berasal dari dan ke sesama bagian dalam lingkup.
b. Jenis Surat Berdasarkan Keaslian Surat
  • Surat asli, yaitu lembaran yang ditujukan kepada instansi/perorangan sebagaimana tercantum pada alamat yang dituju pada kepala surat atau lembaran yang dinyatakan asli.
  • Surat tembusan, yaitu lembaran penyampaian informasi kepada instansi/perorangan yang mempunyai keterkaitan langsung maupun tidak langsung dengan informasi surat sebagaimana dikomunikasikan kepada instansi yang terdapat di kepala surat. Pada dasarnya tembusan adalah lembaran yang terkena karbon atau alat kopi lainnya dan dapat pula lembaran serupa yang dinyatakan sebagai tembusan. Selain istilah tembusan ini sering pula digunakan kata tindasan atau cc (carbon copy) yang digunakan untuk surat-surat dalam bahasa inggris atau surat-surat intern.
  • Surat salinan, lembaran hasil penggandaan yang dilegalisir oleh pejabat yang berwenang. Selain istilah salinan ini sering pula digunakan kata turunan.
  • Surat petikan, yaitu lembar berisi beberapa bagian/kalimat/hal yang diambil dari surat asli dan legalisir oleh pejabat yang berwenang. Selain istilah petikan ini sering pula digunakan kata kutipan.
c. Jenis Surat Berdasarkan Bobot Informasi
  • Surat penting, yaitu surat yang isinya mengandung informasi yang bersifat kebijakan yang mengikat dan memerlukan tindak lanjut administrasi, bilamana terlambat atau hilang dapat menghambat atau merugikan perusahaan.
  • Surat biasa, yaitu surat yang isinya mengandung informasi yang tidak mengikat dan tidak memerlukan tindak lanjut.
d. Jenis Surat Berdasarkan Sifat
  • Surat sangat rahasia, yaitu Surat yang informasinya membutuhkan tingkat pengamanan yang tertinggi. Tingkat pengamanan informasi erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan negara dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berhak menerima. Contohnya surat yang mengandung finansial seperti dokumen Pajak Bumi dan Bangunan (PBB), surat tanah, dll.
  • Surat rahasia, yaitu surat yang informasinya membutuhkan pengamanan tinggi. Tingkat pengamanan informasi erat hubungannya dengan kepentingan perusahaan dan hanya boleh diketahui oleh yang berwenang atau yang ditunjuk. Contohnya surat perjanjian kerja.
  • Surat terbatas, yaitu surat yang informasinya membutuhkan pengamanan. Tingkat pengamanan informasi erat hubungannya dengan tugas perusahaan dan hanya diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk. Contohnya surat keputusan.
  • Surat biasa, yaitu surat yang tidak memerlukan pengamanan khusus karena dalam surat biasa hanya terdapat informasi umum yang boleh diketahui siapa pun. Contohnya undangan workshop, undangan pelatihan, dll.

5. Pengelolaan Surat

Menurut Bratawidjaja (2002) langkah-langkah untuk mengelola surat adalah sebagai berikut:

a. Penerimaan Surat
  • Saudara dapat membeda-bedakan jenis surat itu. Maka pisah-pisahkanlah surat itu menurut jenisnya. Contoh: surat-surat dinas, surat-surat rahasia, surat-surat pribadi, surat-surat kabar atau majalah dan sebagainya.
  • Telitilah alamat yang tercantum pada setiap sampul. Memang benarkah surat itu untuk kantor Saudara atau tidak salah alamatkah.
  • Sisipkanlah semua surat rahasia dan surat pribadi. Sampaikanlah surat rahasia atau surat pribadi itu kepada pemimpin dalam keadaan tertutup. Jangan sekali-kali Saudara membukanya, kecuali kalau pemimpin Saudara mengizinkannya.
b. Pembukaan Surat
  • Surat yang bersampul tertutup memanjang, sebaiknya dibuka dengan menggunakan pisau. Caranya yaitu letakkan surat itu di atas meja, bagian penutup amplop ada di sebelah atas. Tindih surat dengan tangan kiri dan masukkan pisau ke dalam bagian penutup sampul, kemudian dorong pisau sampai memotong tutup sampul surat. Yakinkan agar surat di dalam jangan sampai terpotong.
  • Sampul yang tertutup melebar, sebaiknya dibuka dengan menggunakan gunting. Geserkan surat yang ada dalam sampul ke arah bagian yang tidak akan digunting. Caranya yaitu dirikanlah amplop surat, kemudian dihentak-hentakkan perlahan-lahan ke meja. Peganglah surat dengan tangan kiri, selanjutnya dengan menggunakan tangan kanan, potonglah bagian ujung sampul surat dengan gunting. Saat ini telah tersedia alat pembuka amplop yang digerakkan secara elektronik yakni pegawai hanya memasukkan ujung amplop yang akan dibuka, letakkan secara perlahan dan pastikan tidak sampai merusak surat yang ada di dalamnya. Alat tersebut akan membuka amplop surat tersebut dengan mudah dan cepat.
c. Mengeluarkan Surat dari Sampul

Langkah berikutnya yaitu mengeluarkan surat-surat dari masing-masing sampulnya yang telah dibuka. Mengeluarkan surat dari dalam sampulnya harus dilakukan dengan hati-hati jangan sampai surat itu terkoyak atau robek karena ada kemungkinan surat itu masih menyangkut ke sampulnya.

d. Pembacaan Surat

Surat-surat yang telah dikeluarkan dari sampulnya, kemudian dibaca dan diteliti apakah surat-surat tersebut ada alamat dalamnya atau tidak, apakah surat-surat itu ditujukan kepada pimpinan atau langsung kepada pejabat/unit yang menangani masalahnya, apakah surat-surat itu ada lampirannya atau tidak, apakah surat itu terdiri dari satu lembar atau lebih dan penelitian lain-lain yang ada kaitannya dengan surat tersebut.

e. Pembagian Surat

Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda atau Kartu Kendali seperti tersebut di atas, kemudian surat-surat itu dikirim kepada pihak yang dituju oleh surat-surat tersebut. Surat untuk pimpinan disampaikan kepada sekretaris pimpinan dan surat-surat untuk pejabat-pejabat/unit yang dimaksudkan oleh surat, disampaikan kepada petugas atau sekretaris pejabat yang bersangkutan. Untuk pengiriman, dilakukan lagi pencatatan dengan menggunakan buku pengiriman/buku ekspedisi. Petugas/sekretaris pimpinan yang menerima surat harus membubuhkan tanda terima pada buku ekspedisi.

C. Proses Tata Kearsipan

1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip

Menurut Wagimin dan Endang Martini (2006: 26-28) agar supaya surat- surat yang diterima oleh suatu kantor tidak mudah hilang, hendaknya penerimaan surat dipusatkan pada satu bagian, yaitu bagian loket. Dianjurkan kepada petugas pos atau petugas kantor yang lain untuk menyerahkan surat-surat pada loket. Dalam hal penerimaan surat masuk, petugas penerima surat harus mengumpulkan dan menghitung surat-surat yang masuk serta meneliti ketepatan tujuan dari surat tersebut.

Tugas selanjutnya setelah penerimaan surat adalah menyortir surat-surat ke dalam surat pribadi dan surat dinas, memisahkan surat pribadi untuk pimpinan, sekretaris atau pegawai lainnya, membagi surat dinas menjadi 3 golongan yaitu dinas rutin, penting atau rahasia. Setelah itu membuka sampul (amplop) dan mengeluarkan surat dari dalam sampul.

Surat-surat yang telah terbuka kemudian diteliti tanda-tanda atau ciri- cirinya. Untuk memastikan apakah alamat dalam sesuai dengan sampulnya. Selanjutnya surat dibaca sepanjang itu merupakan wewenangnya. Membaca surat di samping untuk mengetahui isinya juga untuk menentukan mana surat yang penting dan mana surat yang biasa. Hal ini bertujuan untuk memisahkan surat- surat mana yang perlu disampaikan langsung kepada Pimpinan, dan surat-surat mana yang dapat disampaikan langsung kepada pejabat-pejabat atau unit-unit pengolah yang dimaksud oleh surat.

Setelah surat yang diterima dan dibaca, kegiatan selanjutnya adalah pencatatan surat. Cara dan prasarana pencatatan surat disesuaikan dengan sifat surat yaitu apakah termasuk surat penting, surat biasa atau surat rahasia. Sarana pencatatan untuk surat penting berupa Kartu Kendali, sedangkan untuk surat rutin biasa dan surat rahasia dicatat dalam Lembar Pengantar.

Langkah berikutnya adalah pengarahan dan penerusan kepada yang berhak, yaitu: surat-surat diberikan kepada pejabat sesuai dengan pokok masalah yang dimaksud dalam surat, dengan dilengkapi lembar disposisi (routing slip). Lembar disposisi berguna sebagai tempat pimpinan memberikan tanggapan atas isi surat dengan menegaskan berupa instruktur (untuk bawahan) atau informasi (untuk pimpinan sederajat).

2. Penyimpanan Arsip

a. Asas Penyimpanan Arsip

Penyelenggaraan penyimpanan arsip bagi setiap organisasi tentunya berbeda-beda tetapi tetap harus menganut prinsip aman, awet, efisien dan luwes (fleksibel). Ada tiga macam asas menurut Wursanto yang dapat dipergunakan dalam penyelenggaraan penyimpanan arsip, yaitu:

1) Asas Sentralisasi

Penyimpanan warkat dengan mempergunakan asas sentralisasi adalah penyimpanan warkat yang dipusatkan (central filing) pada unit tertentu. Jadi, penyimpanan warkat dari setiap unit yang ada di dalam organisasi (kantor) dipusatkan pada unit tertentu.

2) Asas Desentralisasi

Penyelenggaraan penyimpanan warkat dengan asas ini adalah dengan memberikan kewenangan kepada tiap-tiap unit satuan kerja untuk mengurus penyelenggaraan penyimpanan warkat sendiri-sendiri.

3) Asas Campuran

Asas campuran merupakan asas kombinasi antara desentralisasi dengan sentralisasi. Dalam asas campuran tiap-tiap unit satuan kerja dimungkinkan menyelenggarakan sendiri-sendiri penyelenggaraan penyimpanan warkatnya karena mempunyai spesifikasi tersendiri. Sedangkan penyimpanan warkat untuk unit-unit satuan kerja yang tidak mempunyai spesifikasi tersendiri disentralisasikan. Tujuan penyimpanan warkat dengan asas campuran ini adalah untuk mengatasi kekurangan-kekurangan yang terdapat dalam asas sentralisasi dan asas desentralisasi.

b. Sistem Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan arsip menurut Wursanto (1995: 49-204) adalah sebagai berikut:

  • Sistem Abjad

Sistem abjad adalah sistem penyimpanan arsip menurut sistem abjad. Penyimpanan ini berarti arsip yang dihasilkan atau yang dibuat dan diterima oleh suatu organisasi atau kantor yang di dalamnya termuat nama-nama, seperti nama organisasi, nama tempat atau nama wilayah atau nama pokok soal disimpan menurut tata urutan susunan abjad. Abjad yang digunakan adalah abjad huruf pertama dari suatu nama setelah nama-nama itu di indeks menurut aturan dan ketentuan yang berlaku bagi masing-masing nama.

  • Sistem Subjek

Sistem subjek adalah tata cara menyusun arsip-arsip dengan mempergunakan pokok masalah sebagai pedoman untuk mengaturnya. Arsip-arsip disimpan dan diatur menurut pokok masalah yang terdapat dalam suatu arsip; misalnya arsip-arsip yang memuat masalah keuangan dihimpun dan disimpan menjadi satu dalam berkas tersendiri.

  • Sistem Nomor

Sistem nomor adalah tata cara menyusun arsip-arsip dengan mempergunakan urutan angka sebagai pedoman untuk mengaturnya. Dalam sistem filing nomor setiap surat diberi nomor yang sudah ditentukan sebagai kode penyimpanannya dan disimpan berdasarkan ketentuan nomor yang telah ditentukan itu. Semua arsip yang menyangkut hal-hal yang saling berkaitan ditempatkan dalam suatu folder dengan nomor tersendiri.

  • Sistem Ilmu Bumi

 Sistem ilmu bumi adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah. Arsip-arsip yang akan disimpan, penyusunannya diatur menurut satuan wilayah atau daerah yang menjadi alamat surat. Dalam filing sistem wilayah harus ditentukan lebih dahulu satuan wilayah atau daerahnya. Susunan itu dapat berupa satuan-satuan wilayah atau daerah menurut sistem ketatanegaraan.

  • Sistem Kronologis

Adalah penyusunan arsip-arsip mempergunakan urutan tanggal yang tercantum dalam surat. Tanggal dalam surat tersebut menunjukkan :

  1. Waktu surat itu ditandatangani;
  2. Mulai berlakunya surat tersebut;
  3. Saat dikeluarkannya surat tersebut;
  4. Saat yang menunjukkan hari, bulan, dan tahun dari berlangsungnya peristiwa atau ditulisnya suatu surat.
c. Proses Penyimpanan Arsip

Yang dimaksud dengan proses adalah tahap-tahap atau langkah-langkah yang harus dilalui dalam usaha mencapai tujuan. Tahap-tahap atau langkah- langkah itu satu dengan yang lain saling berkaitan, sehingga merupakan suatu rangkaian kegiatan. Proses penyimpanan arsip meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

  • Memisah-misahkan Arsip

Memisah-misahkan arsip berarti mengadakan penyortiran terhadap arsip- arsip yang akan disimpan, untuk dikelompokkan menurut subjek-subjek seperti yang dicantumkan dalam kartu kendali atau menurut daftar indeks, yang telah ditentukan.

  • Meneliti Arsip

Meneliti arsip-arsip yang akan disimpan perlu untuk mengetahui apakah arsip yang disimpan itu sudah ada tanda-tanda persetujuan (disposisi) dari pejabat yang berwenang membenarkan bahwa arsip tersebut boleh disimpan. Arsip-arsip yang belum diberi tanda persetujuan (disposisi) untuk disimpan sebaiknya dikembalikan kepada yang berwenang untuk mendapatkan penjelasan lebih lanjut.

  • Memadukan Arsip

Arsip-arsip yang merupakan bagian-bagian langsung atas persoalan yang sama dijadikan satu dan disusun menurut susunan kronologis tanggal surat.

  • Mengklasifikasi Arsip

Mengklasifikasikan arsip-arsip berarti menggolongkan arsip atas dasar perbedaan-perbedaan yang ada serta mengelompokkan arsip atas dasar persamaan-persamaan yang ada untuk menentukan kelasnya (sub-sub subjek) beserta kodenya secara cermat. Kode dicantumkan pada bagian ujung kanan bawah surat.

  • Mengindeks Arsip

 Kegiatan mengindeks meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

  1. Membaca secara cermat untuk menentukan isi surat.
  2. Menentukan judul atau caption arsip secara tepat.
  3. Memberikan tanda-tanda (keterangan) lain yang dapat menjadi petunjuk (indeks).
  4. Membubuhkan caption utama berikut kode masalah (sub subjek) pada arsip yang bersangkutan.
  • Mempersiapkan Tunjuk Silang

Tunjuk silang dipergunakan apabila terdapat dua caption. Caption pertama dipergunakan sebagai caption utama, sedangkan caption kedua dicantumkan pada tunjuk silang.

  • Menyusun Arsip

Arsip-arsip yang sudah diberi judul atau caption disusun sesuai dengan sistem susunan yang digunakan dalam sistem penyimpanan; misalnya sistem abjad, sistem angka, sistem tanggal, sistem perihal dan lain sebagainya.

  • Memfile Arsip

Memfile arsip berarti mengatur pembentukan arsip-arsip sesuai dengan pola klasifikasi dan mengatur susunan arsip-arsip di dalam file-file atau folder- folder pada tempatnya yang benar. Oleh karena itu perlengkapan yang dipergunakan dalam filing dan penempatanmnya dalam penyimpanan harus disiapkan lebih dahulu. (Wursanto, 2006: 16-18)

3. Pemeliharaan Arsip

Menurut Wursanto (2006: 220), yang dimaksud dengan pemeliharaan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan. Usaha pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah dan mengambil langkah-langkah tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip- arsip berikut informasinya serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang sebenarnya tidak diinginkan. Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan usaha-usaha sebagai berikut:

  1. Pengaturan Ruangan. Yang dimaksud dengan ruangan dalam hal ini adalah ruangan penyimpanan arsip.
  2. Kebersihan. Kebersihan yang dimaksud di sini meliputi kebersihan ruangan penyimpanan arsip dan kebersihan kertas-kertas arsip.
  3. Pemeliharaan Tempat Penyimpanan Arsip. Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip antara lain rak arsip dan lemari arsip.

4. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip

Arsip-arsip yang dimiliki oleh suatu organisasi tidak selamanya memiliki nilai kegunaan yang abadi. Arsip yang sudah tidak mempunyai kegunaan, apabila disimpan terus menerus akan menimbulkan masalah tersendiri, baik bagi para pegawai maupun pimpinan organisasi itu sendiri; karena arsip-arsip itu tersebut membutuhkan tenaga, biaya, dan peralatan yang tidak sedikit bagi perawatannya. Untuk mengatasi masalah tersebut antara lain perlu diadakan penyusutan terhadap arsip-arsip yang benar-benar tidak mempunyai nilai kegunaan lagi baik untuk masa sekarang atau masa yang akan datang. Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia penyusutan arsip berarti pemindahan arsip-arsip dari file aktif ke file inaktif, atau pemindahan arsip dari unit pengolah ke pusat penyimpanan arsip. Menurut Basuki (2013), ada 4 metode pemusnahan arsip:

a. Pencacahan

Metode ini lazim digunakan di Indonesia, yaitu memusnahkan arsip dengan menggunakan alat pencacah yang dinamakan shredden. Alat ini menggunakan berbagai metode untuk memotong, menarik, dan merobek kertas menjadi potongan-potongan kecil.

b. Pembakaran

Metode ini banyak digunakan pada masa lampau karena dianggap paling aman, walaupun terkadang arsip yang dibakar terlempar dari api pembakaran sehingga mungkin saja ada arsip rahasia yang dapat diketahui pesaing. Saat ini metode ini dianggap kurang bersahabat dengan lingkungan.

c. Pemusnahan Kimiawi

Metode ini menggunakan bahan kimiawi yang dapat melunakkan kertas dan melenyapkan tulisan.

d. Pembuburan

Metode ini merupakan metode yang ekonomis, aman, bersih, nyaman, dan tak terulangkan: walaupun kurang begitu populer di Indonesia. Arsip yang akan dimusnahkan dimasukkan ke bak penampungan yang diisi air, kemudian dicacah dan dialirkan melalui saringan.

D. Proses Tata Ruang Kantor/Sekolah

1. Perencanaan dan Teknik Penyusunan Tata Ruang Kantor

a. Perencanaan Office Layout

Dalam perencanaan ruang kantor efisiensi pemanfaatan ruang dan luas lantai tempat kerja tidak bisa dipisahkan dari letak susunan ruang atau unit kerja lainnya dari sebuah kantor. Perencanaan tata ruang kantor yang matang diperlukan untuk memperoleh susunan ruang kantor yang baik. Perencanaan tata ruang kantor memperhatikan: bentuk organisasi sistem dan prosedur kerja, penampakan lahiriah, penempatan peralatan dan perabot kantor, serta jumlah personalia. Harus diperhatikan pula luas lantai yang diperlukan oleh sebuah meja kerja, yaitu memberikan keleluasaan cukup untuk perlengkapan tambahan yang diperlukan oleh pegawai seperti: komputer, printer, rak arsip, keranjang sampah, dan perabot lain (Zulkarnain, 2015: 153).

Perencanaan tata ruang kantor sangat penting direncanakan dengan sebaik mungkin, kantor akan rapi serta nyaman jika ditata sesuai dengan ketentuan yang ada agar lebih terarah ketika hendak menentukan tata letak perabot kantor serta pemanfaatan ruang yang mampu menunjang meningkatnya kinerja personalia yang berada di dalam ruang kantor. Perencanaan ruangan (space planning) merupakan sebuah aktivitas bersifat kontinu. Penataan ulang ruang kantor perlu dilakukan apabila terjadi hal sebagai berikut:

  • Layout yang sudah ada menghambat pegawai dalam melakukan pekerjaan
  • Tata ruang perlu disegarkan kembali sehingga tidak kotor dan monoton, atau agar tidak menimbulkan kebosanan bagi pegawai.
  • Struktur organisasi telah berkembang kompleks dan job description semakin banyak yang membutuhkan lebih banyak pegawai baru untuk mendudukinya. Sehingga layout kantor harus bisa mendukung perubahan tersebut.
b. Teknik Penyusunan

Teknik penyusunan tata ruang kantor merupakan hal penting untuk dilakukan, agar ruang kantor lebih tertata rapi. Sehingga memberikan kenyamanan dan dapat mempengaruhi kinerja bagi para guru maupun tenaga kerja yang bersangkutan dalam suatu ruang kantor. Perencanaan dalam penataan tata ruang kantor antara lain: mempelajari segenap pekerjaan yang ada dalam suatu kantor spesifikasi letak jendela, dan pintu serta pilar/tiang, menyusun letak meja kerja untuk para pegawai dengan berpedoman yang ada.

Ruangan dilengkapi meja, kursi, lemari dengan menggeser-geser posisi tata letaknya, serta kantor disesuaikan dengan warna yang terang, dan pimpinan kantor memperhatikan pula bahwa satuan unit kerja yang mengerjakan masalah rahasia diletakan jauh dari pintu masuk untuk umum, sedangkan unit yang banyak menerima tamu ditempatkan pada dekat pintu masuk (Sutomo, 2009: 17). Menurut Gie dalam Wildan, ada beberapa aspek teknis seperti:

  • Meja-meja kerja disusun menurut garis lurus dan menghadap ke jurusan yang sama atau disesuaikan dengan posisi yang mengikuti arus dan aktivitas kerja yang ada.
  • Pada tata ruang yang terbuka susunan meja-meja itu dapat terdiri atas beberapa baris atau beberapa kelompok kerja, dan pastikan secara ideal luas ruang kerja untuk satu orang karyawan lebih kurang 3.7 m.
  • Di antara baris-baris meja itu disediakan lorong untuk keperluan lalu lintas para pegawai
  • Jarak antara sesuatu meja dengan meja yang di muka atau yang di belakangnya sebesar 80 cm
  • Pejabat pimpinan bagian yang bersangkutan ditempatkan di belakang para pegawainya atau di bagian depan untuk memudahkan pimpinan menerima tamu dan mengawasi para pegawai yang menjadi tanggung jawabnya. Penyusunan meja diruang kantor sangat perlu diperhatikan, untuk memudahkan para pegawai berinteraksi di dalam ruang kantor. Mengenai jarak meja juga diatur ukurannya agar lebih tertata rapi dan pastinya menjaga kehangatan setiap individu yang berada di ruang kantor.
  • Pada tata ruang terbuka pegawai dikelompokkan di bawah pengawasan seorang pejabat mereka ditempatkan di dekat masing-masing pejabat yang bertanggung jawab atas kelompok itu.
  • Pegawai-pegawai yang mengerjakan pekerjaan-pekerjaan lembur, misalnya mencatat angka-angka kecil secara cermat atau melukis gambar-gambar yang halus, diberi tempat yang terbanyak memperoleh penerangan cahaya.
  • Pegawai-pegawai yang bertugas mengenai urusan-urusan yang mengandung risiko urusan besar ditempatkan di pojok yang tidak sering dilalui lalu lintas orang-orang
  • Pegawai-pegawai yang sering membuat hubungan kerja dengan bagian-bagian lainnya atau dengan publik, ditempatkan di dekat pintu.
  • Lemari dan alat-alat kantor yang menimbulkan suara ribut, misalnya mesin stensil atau printer ditaruh di dekat jendela
  • Meja yang memuat alat-alat yang banyak memberikan getaran, misalnya saja mesin hitung, tidak boleh menempel tembok atau tiang, hal ini untuk mencegah getaran mengganggu seluruh ruangan.
  • Lemari yang berat atau peti besi dapat diletakkan menempel tembok atau tiang. Bagi pejabat pimpinan yang sering-sering harus menerima tamu penting dan membicarakan urusan-urusan yang bersifat rahasia.
  • Dapatlah dibuatkan kamar tamu sendiri
  • Apabila seorang kepala atau tenaga ahli karena sifat pekerjaannya benar-benar membutuhkan ruang tersendiri, dapatlah dibuatkan kantor pribadi berukuran 2,5 x 3,6 = 9 m persegi.

2. Pelaksanaan Tata Ruang Kantor

Pelaksanaan artinya “perihal” (perbuatan, usaha dan sebagainya). Sedangkan dari seluruh rangkaian proses manajemen, penggerakan merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen. Sedangkan fungsi penggerakan atau pelaksanaan justru lebih menekan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan organisasi. Dalam hal ini, Terry dalam Saefullah mengemukakan bahwa penggerakan merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.

Dalam pelaksanaan ruang kantor banyak hal-hal yang perlu diperhatikan agar dapat tersusun ruang kerja yang baik untuk jenis pekerjaan tertentu dan mengatasi kemungkinan bila sewaktu-waktu ingin merubah tatanan ruang kantor. Ada 4 asas pokok tata ruang yang dikemukakan oleh Gie dalam Santi yaitu sebagai berikut:

  1. Asas mengenai jarak terpendek, penerapan asas ini adalah dengan meletakan barang-barang yang diperlukan pegawai dalam bekerja di dekat tempat duduknya, sehingga akan mengurangi pemborosan waktu dan tenaga, agar penyelesaian pekerjaan cepat selesai.
  2. Asas mengenai rangkaian kerja, yaitu pengaturan dan penempatan para pegawai seharusnya disesuaikan dengan urutan pelaksanaan dan penyelesaian pekerjaan.
  3. Asas mengenai penggunaan segenap ruang, yaitu suatu ruangan harus ditata sedemikian rupa sehingga suatu ruangan tersebut dapat dimanfaatkan secara optimal. Artinya, semua sudut dan sisi ruangan terpakai sesuai dengan komposisinya, tidak terjadi penumpukan di suatu sudut tetapi disudut yang lain justru dimanfaatkan
  4. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja bagi para pegawai, adalah asas yang menerapkan prinsip fleksibilitas. Artinya ruangan tersebut bisa diubah susunannya sesuai dengan situasi dan kondisi, dengan tidak mengeluarkan biaya yang terlampau banyak.

3. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Tata Ruang Kantor

Menurut Sedarmayanti (dalam Khaerul Umam), lingkungan dan kondisi fisik yang dapat mempengaruhi tata ruang kantor adalah penerangan atau cahaya, temperatur, kelembapan, sirkulasi, kebisingan, getaran mekanis, bau-bauan, tata warna, dekorasi, musik, peralatan perabotan, dan keamanan di tempat kerja. Ada beberapa faktor yang mempengaruhi ruang kantor yaitu:

a. Cahaya

Cahaya sangat diperlukan di sebuah kantor guna menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor. Cahaya penerangan yang cukup dan memancar dengan cepat akan menambah efisiensi kerja pegawai, karena mereka dapat bekerja dengan lebih cepat, lebih sedikit melakukan kesalahan dan matanya tidak cepat lelah (Nurnovitasari, 2011: 20).

b. Warna

Warna berpengaruh terhadap rangsangan emosi dan otak manusia. Penerapan warna yang tepat pada sebuah ruangan dapat menciptakan suasana yang nyaman bagi para karyawan yang bekerja dan juga dapat meningkatkan produktivitas kinerjanya.

c. Udara

Dengan pengaturan udara yang tepat dan baik juga mampu memberi Produktivitas kerja yang lebih tinggi, Kualitas pekerjaan yang lebih baik, Semangat kerja yang lebih tinggi, Kesehatan pegawai terpelihara dengan baik, Kesan yang lebih baik dari para tamu. Udara merupakan suatu hal yang penting bagi suatu kantor dan juga hal yang sangat berpengaruh terhadap lingkungan kantor. Aliran udara yang baik dan segar (mengandung banyak oksigen) dalam suatu kantor, menyebabkan berkurangnya rasa letih dan menimbulkan kesegaran bagi para karyawan.

d. Suara

Adanya suara yang gaduh di kantor, dapat mengganggu pekerjaan lainnya. Terutama bagi pekerjaan yang memerlukan konsentrasi tinggi. Maka dalam pengaturan tata ruang kantor, penempatan ruang tiap bidang pekerjaan harus diperhatikan. Bidang pekerjaan yang memerlukan konsentrasi tinggi dengan bidang pekerjaan yang menghasilkan kebisingan harus dipisahkan jauh ruangannya. Jika tidak diperhatikan dengan tepat maka akan menimbulkan akibat.

E. Keterlibatan Guru dalam Administrasi Ketatausahaan Sekolah

Telah disebutkan pula bahwa tugas utama guru yaitu mengelola proses belajar mengajar di sekolah. Sekolah merupakan sub sistem pendidikan nasional dan di samping sekolah, sistem pendidikan nasional itu juga mempunyai komponen, komponen lainya. Guru harus juga memahami apa yang terjadi di lingkungan kerjanya. Di sekolah guru berada dalam kegiatan administrasi sekolah, terutama ketatausahaan sekolah. Sekolah melaksanakan kegiatannya untuk menghasilkan lulusan yang jumlah serta mutunya telah ditetapkan.

Dalam lingkup administrasi atau ketatausahaan sekolah itu peranan guru amat penting, seperti penetapan kebijaksanaan dan melaksanakan proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengoordinasian, pembiayaan, dan penilaian kegiatan kurikulum, kesiswaan, sarana prasarana sekolah, personalia sekolah, keuangan dan hubungan sekolah masyarakat guru harus memberikan sumbangan baik tenaga maupun pikiran.

Administrasi sekolah terutama yang berkaitan dengan ketatausahaan adalah pekerjaan yang bersifat kolaboratif, artinya pekerjaan yang didasarkan atas kerja sama, dan bukan bersifat individual. Oleh karena itu semua personel sekolah terutama guru harus ikut terlibat.

Ada beberapa hal yang bisa dilakukan oleh seorang guru dalam hal ketatausahaan di sekolahnya, di antaranya:

1. Pencatatan Murid

Pencatatan terhadap siswa ini terutama adalah siswa baru, siswa per kelas, per semester, dan yang mengulang kelasnya, pindahan, serta jumlah siswa yang keluar karena lulus atau bahkan karena drop out. Dengan pencatatan inilah maka dengan mudah diketahui jumlah siswa dan perkembangannya pada setiap tahun ajaran. Di samping itu tugas lainnya adalah pencatatan daftar hadir siswa, dalam rangka untuk menghitung keaktifan siswa dan partisipasinya dalam kerja sama dan sebagai alat kontrol dalam menegakkan tata tertib sekolah. Dan yang terpenting adalah data tentang prestasi muridnya. Untuk dapat melihat kemajuan atau kemunduran dengan segera dapat dilihat dari dokumentasi siswa tersebut. Semua hasil pencatatan ini diperlukan sekali sebagai bahan laporan yang nyata kepada atasannya. Oleh karena itu tidak boleh hilang atau rusak. Dokumentasi ini bisa juga sebagai bahan laporan untuk orang tua siswa.

2. Pencatatan tentang Guru

Data tentang keadaan guru harus dicatat dengan baik, terutama tentang jumlah, data pribadi, masa kerja, dan bahan untuk usulan kenaikan pangkatnya dan gaji berkala. Demikian pula kehadiran guru melaksanakan tugas sebagai pegawai, terutama PNS, yang sangat berguna untuk pembinaan guru itu selanjutnya. Pada gilirannya nanti semua data itu akan berguna sebagai bahan bimbingan, perencanaan, pengawasan, koordinasi dan pendidikannya. Data yang dicatat dengan rapi dan lengkap akan sangat menunjang untuk mengatasi masalah yang dialami sekolah maupun pribadi guru itu sendiri. Data yang lengkap akan memberikan petunjuk untuk mengambil keputusan bagi kepala sekolah.

3. Pencatatan Proses Belajar Mengajar (PBM)

Pengaturan proses belajar mengajar pun harus dilakukan dengan tertib. Hal ini akan mempengaruhi bagi kelancaran proses pendidikan di sekolahnya.

4. Penertiban Buku-buku Tata Usaha

Mengingat kegiatan komunikasi lembaga pendidikan baik secara lisan maupun tertulis dengan pihak luar dan dalam lembaga pendidikannya. Komunikasi dalam bentuk tertulis dilaksanakan melalui surat, telegram, nota, dan lain-lain. Sehingga perlu penertiban surat-menyurat ini, baik surat masuk maupun surat keluar. Buku-buku tata usaha di antaranya ;

BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan

Tata usaha yaitu semua mekanisme yang dapat membantu, memperlancar, meningkatkan aktivitas dan efisiensi proses administrasi dengan menyediakan segala data dan informasi yang diperlukan, sehingga administrasi tersebut berjalan lancar. Tata usaha juga dapat diartikan sebagai kegiatan melakukan penentuan segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi, untuk digunakan sebagai bahan keterangan oleh pimpinan, yang meliputi segenap kegiatan mulai dari pembuatan, pengolahan, penataan sampai dengan penyimpanan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi.

Tata usaha menurut pedoman pelayanan tata usaha untuk perguruan tinggi adalah segenap kegiatan pengelolaan surat-menyurat yaitu menghimpun (menerima), mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bagian keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Pada hakikatnya administrasi tata usaha adalah kegiatan melakukan pencatatan untuk segala sesuatu yang terjadi dalam suatu organisasi untuk digunakan sebagai bahan keterangan bagi pimpinan.

Ketatausahaan menjadi penting karena ketatausahaan dapat membantu dan mempermudah segala urusan sekolah khususnya dalam surat menyurat, arsip, pengumpulan data, penyimpanan, dan pelaporan data-data yang berada di sekolah. Kegiatan yang mendasari administrasi ketatausahaan adalah mengurus segala bentuk administrasi yang ada di sekolah dan membantu kepala sekolah, guru ataupun siswa dalam urusan yang bersangkutan dengan administrasi.

B. Saran

Bagi guru harus terus bersemangat dan lebih meningkatkan kinerja guru dalam segala situasi dan kondisi dalam menjalankan administrasi ketatausahaan sekolah.

DAFTAR PUSTAKA

Bratawidjaja, Thomas Woyasa. (2002). Surat Bisnis Modern. Jakarta: Bina Utama Publishing.

Gie, The Liang. (2000). Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Modren Liberty.

Nurnovitasari, Niken. 2011. Analisis Penataan Ruang Kantor Tata Usaha dalam Mencapai Efisiensi Kerja Pegawai. Surakarta: Universitas Sebelas Maret.

Saefullah. (2012). Manajemen Pendidikan Islam. Bandung: Pustaka Setia.

Sulistyo, Basuki. (2013). Pengantar Ilmu Kearsipan. Tangerang: Universitas Terbuka.

Suprapto, Tommy. (2006). Pengantar Teori Komunikasi. Yogyakarta: Media Pressindo.

Sutomo. (2009). Hubungan Penataan Ruang Kantor Dengan Efektivitas Kerja Pegawai Pusdiklat Perhubungan Udara. Jurnal Ilmiah Langit Biru Vol. 2, No. 5. Tangerang: Politeknik Penerbangan Indonesia Curug.

Umam, Khaerul. 2014. Manajemen Perkantoran. Bandung: Pustaka Setia.

Wagimin dan Endang Martini. (2006). Buku Petunjuk Praktek Manajemen Operasi Perkantoran. Surakarta: D3 MA-FISIP UNS.

Wursanto, Ignatius. (2006). Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Andi.

Zulkarnain, Wildan. (2015). Manajemen Perkantoran Profesional. Malang: Gunung Samudra.

Download Contoh Makalah Administrasi Ketatausahaan Sekolah.docx