Manajemen Administrasi Perkantoran

KATA PENGANTAR

Puji syukur penyusun ucapkan kepada Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan karunia-Nya sehingga makalah ini dapat diselesaikan dengan baik. Tidak lupa shalawat dan salam semoga terlimpahkan kepada Rasulullah Muhammad SAW, keluarganya, sahabatnya, dan kepada kita selaku umatnya.

Kami juga mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah memberikan arahan serta bimbingannya selama ini sehingga penyusunan makalah dapat dibuat dengan sebaik-baiknya. Kami menyadari masih banyak kekurangan dalam penulisan makalah ini sehingga kami mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi penyempurnaan makalah ini.

Kami mohon maaf jika di dalam makalah ini terdapat banyak kesalahan dan kekurangan, karena kesempurnaan hanya milik Yang Maha Kuasa yaitu Allah SWT, dan kekurangan pasti milik kita sebagai manusia. Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi kita semuanya.

Indonesia, Juni 2021

Penyusun

DAFTAR ISI

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Administrasi perkantoran adalah suatu kegiatan administratif yang dilakukan dalam organisasi kantor dengan menggunakan alat-alat atau fasilitas yang ada dalam kantor yang bersangkutan. Administrasi perkantoran merupakan sub sistem dalam organisasi kantor yang berfungsi sebagai pendukung utama upaya pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan dalam bentuk pelayanan ke dalam dan ke luar organisasi. Administrasi perkantoran berbeda dengan tata-usaha perkantoran. Faktor pembedanya adalah jenis kegiatan dan luas lingkup unit kerja sebagai tempat pelaksanaan kegiatan. Tata usaha perkantoran adalah suatu kegiatan yang merupakan bagian dari administrasi perkantoran, yang bergerak di setiap bagian yang paling kecil dari suatu organisasi kantor, dengan sebutan tata-usaha, pada umumnya melibatkan pegawai rendah melalui keterampilannya.

Administrasi perkantoran mempunyai hubungan erat dengan pelayanan timbal balik. Ketertiban dan kelancaran dalam kegiatan administrasi perkantoran berpengaruh terhadap ketertiban dan kelancaran pelayanan yang dampaknya adalah kepuasan bagi penerima layanan. Fungsi perkantoran secara umum adalah sebagai pusat pemikiran, pusat administrasi (pelayanan) dan pusat data dan informasi. Dengan fungsi demikian itu maka perkantoran berperan besar dalam membantu proses pencapaian tujuan organisasi. Untuk melaksanakan fungsi perkantoran secara baik dan berdaya guna ada empat macam kegiatan yang dilakukan dalam perkantoran. Empat kegiatan tersebut adalah kegiatan pencatatan, kegiatan pengelompokan, kegiatan komunikasi dan kegiatan manipulasi. Kegiatan pencatatan dan kegiatan pengelompokan bersifat kegiatan keterampilan yang dilakukan oleh pegawai-pegawai golongan I dan II (pegawai negeri sipil), sedangkan kegiatan komunikasi dan kegiatan manipulasi bersifat manajerial yang dilakukan oleh setiap manajer pada semua tingkat. Meskipun demikian kegiatan-kegiatan tersebut dimaksudkan untuk melayani manajemen ke dalam dan ke luar kepada orang/badan/instansi yang berkepentingan.

Produk perkantoran yang akan menjadi barang berharga bagi penerima layanan adalah surat-surat dalam segala bentuk dan jenis, formulir untuk berbagai macam keperluan sebagai sarana kelancaran dalam tata-persatuan dan produk sampingan berupa arsip. Arsip beserta data harus ditangani secara sungguh-sungguh karena sifatnya yang senantiasa bertambah jumlahnya dan karena manfaatnya terhadap manajemen dalam rangka pengambilan keputusan yang tepat. Klasifikasi arsip sehubungan dengan sistem penyimpangan ada empat macam yaitu: tidak penting, bermanfaat, penting dan sangat penting. Agar terdapat efektivitas dan efisiensi yang konsisten, perlu diadakan program penyusutan arsip secara terpadu.

B. Rumusan Masalah

  1. Apa pengertian administrasi perkantoran?
  2. Apa saja unsur-unsur administrasi perkantoran?
  3. Apa saja tujuan administrasi perkantoran?
  4. Apa saja fungsi administrasi perkantoran?
  5. Bagaimana karakteristik administrasi perkantoran?
  6. Bagaimana sasaran administrasi perkantoran?

BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Administrasi Perkantoran

Secara etimologi kata administrasi berasal dari bahasa latin, yaitu ad yang memiliki arti intensif dan ministrare yang memiliki arti melayani, membantu, dan memenuhi. Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi.

Administrasi perkantoran atau manajemen kantor merupakan rangkaian kegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawasi (melakukan kontrol), serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan. Tidak tertibnya administrasi perkantoran akan berakibat tidak tertibnya pekerjaan ketatausahaan yang menghambat kelancaran pelaksanaan pekerjaan operatif, menghambat pengambilan keputusan/kebijaksanaan oleh pimpinan, dan menghambat perkembangan kemajuan organisasi.

B. Unsur-unsur Administrasi Perkantoran

1. Unsur Pengorganisasian

Unsur pengorganisasian merupakan sebuah rangkaian dari kegiatan untuk menyusun suatu kerangka dari organisasi yang akan menjadi wadah atau tempat untuk setiap kegiatan dalam usaha kerja sama mencapai segala tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

2. Unsur Manajemen

Manajemen merupakan rangkaian kegiatan menggerakkan para karyawan dan menggunakan seluruh fasilitas kerja sehingga tujuan kerja sama yang telah ditetapkan bersama bisa benar-benar tercapai.

3. Unsur Tata Hubungan

Tata hubungan merupakan salah satu dari 8 rangkaian kegiatan yang berfungsi untuk menyampaikan warta/berita dari kedua belah pihak agar terjalinnya proses kerja sama.

4. Unsur Kepegawaian

Kepegawaian merupakan rangkaian kegiatan yang berfungsi untuk mengatur dan mengurus masalah tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama/dalam sebuah kantor.

5. Unsur Keuangan

Keuangan merupakan rangkaian kegiatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerja sama.

6. Unsur Perbekalan

Perbekalan merupakan rangkaian kegiatan yang bertujuan untuk pemakaian, mendaftar, mengadakan, mengatur dan memelihara sampai dengan menyingkirkan/melenyapkan seluruh perlengkapan yang sudah tidak dibutuhkan lagi dalam sebuah kantor.

7. Unsur Tata Usaha

Tata usaha merupakan rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerja sama.

8. Unsur Perwakilan

Unsur Perwakilan merupakan salah satu rangkaian kegiatan yang berfungsi untuk menciptakan sebuah hubungan baik dan berusaha untuk memperoleh banyak dukungan dari masyarakat sekitar tempat usaha/perusahaan.

C. Tujuan Administrasi Perkantoran

  1. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan berkomunikasi baik lisan maupun tertulis dengan relasi dengan memperhatikan norma dan lingkungan masyarakat.
  2. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi untuk melaksanakan tugas secara efektif dan efisien.
  3. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan, melaksanakan, mengorganisasi dan mengevaluasi tugas yang menjadi tanggung jawabnya.
  4. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan dalam mengelola surat/dokumen sesuai standar operasi dan prosedur untuk mendukung tugas pokok lembaga.
  5. Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi sehingga diperoleh manfaat masing-masing pihak.
  6. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan mengelola administrasi keuangan sehingga segala aspek keuangan dapat dilaporkan dan dipertanggungjawabkan.

D. Fungsi Administrasi Perkantoran

Ada lima jenis fungsi pendukung administrasi perkantoran, yaitu fungsi rutin, fungsi teknis, fungsi analisis, fungsi interpersonal, dan fungsi manajerial.

1. Fungsi Rutin

Fungsi rutin yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.

2. Fungsi Teknis

Fungsi teknis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai.

3. Fungsi Analisis

Fungsi analisis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan, seperti memuat keputusan pembelian barang.

4. Fungsi Interpersonal

Fungsi interpersonal yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta keterampilan yang berhubungan dengan orang lain, seperti mengoordinasi tim.

5. Fungsi Manajerial

Fungsi manajerial yaitu administrasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, dan memotivasikan.

E. Karakteristik Administrasi Perkantoran

1. Bersifat Pelayanan

Pekerjaan kantor memiliki karakteristik bersifat pelayanan, karena berfungsi untuk membantu pekerjaan utama agar dapat terlaksana secara efektif dan efisien.

2. Bersifat Terbuka dan Luas

Administrasi perkantoran bersifat terbuka dan luas, artinya semua pelaksanaan tugas kantor dapat dilakukan di mana saja, tidak harus dalam gedung sebagai acuannya.

3. Dilaksanakan oleh Semua Pihak

Pekerjaan kantor dapat dilakukan semua pihak dalam organisasi atau perusahaan, mulai dari pimpinan hingga karyawan yang paling rendah jabatannya.

F. Sasaran Administrasi Perkantoran

Sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya adalah pekerjaan perkantoran (office work). Walaupun demikian, sasaran administrasi perkantoran sebenarnya lebih luas lagi cakupannya. Seperti yang disusun oleh Charles Libbey adalah sebagai berikut:

1. Ruang Perkantoran (Office Space)

Ruang perkantoran meliputi perkiraan kebutuhan ruang, pemanasan dan peredaran udara, pendinginan udara, pantulan suara, lukisan, fasilitas kebersihan, ruang pertemuan, faktor keselamatan, pemindahan kantor, perubahan-perubahan, pemeliharaan.

2. Komunikasi (Communication)

Komunikasi meliputi pengiriman surat, pelayanan pesuruh, telepon, susunan kabel, sistem telepon antar kantor, papan pengumuman, pelayanan terima tamu.

3. Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel)

Kepegawaian Perkantoran meliputi pemilihan, perkenalan, latihan, pengujian, kenaikan pangkat, pergantian, sistem saran, keterlambatan, wawancara pemberhentian, fasilitas ruang, semangat kerja sama dan disiplin.

4. Perabotan dan Perlengkapan (Furniture and Equipment)

Perabotan dan perlengkapan meliputi meja kerja, kursi, meja panjang, perlengkapan arsip, ruang dan peti besi, perabotan fungsional, perabotan gudang, pemeliharaan dan perbaikan, lemari perbekalan dan penempatan rak dan perabotan perpustakaan.

5. Peralatan dan Mesin (Appliances and Machines)

Peralatan dan mesin meliputi mesin ketik, mesin hitung, perlengkapan kirim surat dan lain-lain perkantoran, perlengkapan kebersihan, pemeliharaan dan perbaikan, penilaian peralatan dan mesin baru.

6. Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)

Perbekalan dan keperluan tulis meliputi barang-barang keperluan tulis, kertas surat, formulir, perbekalan kebersihan, perbekalan penggandaan, penilaian perbekalan baru.

7. Metode

Metode meliputi pengolahan bahan keterangan, penyelidikan perkantoran, pengukuran hasil kerja tulis, penjadwalan prosedur rutin.

8. Warkat (Records)

Warkat meliputi pengoordinasian formulir, perancangan formulir, pelayanan surat- menyurat, pola surat, peninjauan surat-menyurat, pusat pengetikan, (typing rools), metode pelaporan, jadwal penyimpanan, praktik kearsipan dan penyimpanan.

9. Kontrol Pimpinan Pelaksana (Executive Controls)

Kontrol pimpinan pelaksana meliputi perencanaan organisasi, pemusatan atau pemencaran pelayanan, perencanaan anggaran, perkiraan (forecasting), pedoman petunjuk kerja, latihan pemindahan tugas, dan Analisis tugas pekerjaan.

Namun selain yang di atas, ada dua pandangan mengenai pengertian administrasi yaitu administrasi sebagai ilmu dan pengertian administrasi sebagai seni. Administrasi sebagai ilmu (science) atau ilmu terapan, karena kemanfaatannya dapat dirasakan apabila prinsip- prinsip, diterapkan untuk meningkatkan mutu pelbagai kehidupan masyarakat, bangsa dan negara. Sedangkan administrasi sebagai seni (Art) merupakan karya seseorang yang dipraktikkannya dengan baik yang diperolehnya dari pengalaman tanpa sebelumnya mempelajari teori-teori administrasi. Ia berhasil dan sukses melaksanakan tugasnya tanpa memperoleh pendidikan tentang teori-teori dan asas-asas yang berkenaan dengan administrasi. Walaupun demikian ia memperoleh kemahiran di dalam bidang administrasi berdasarkan pengalaman di dalam melaksanakan tugasnya.

BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan

Administrasi perkantoran atau manajemen kantor merupakan rangkaian kegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawasi (melakukan kontrol), serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan.

Administrasi perkantoran mempunyai hubungan erat dengan pelayanan timbal balik. Ketertiban dan kelancaran dalam kegiatan administrasi perkantoran berpengaruh terhadap ketertiban dan kelancaran pelayanan yang dampaknya adalah kepuasan bagi penerima layanan.

Tidak tertibnya administrasi perkantoran akan berakibat tidak tertibnya pekerjaan ketatausahaan yang menghambat kelancaran pelaksanaan pekerjaan operatif, menghambat pengambilan keputusan/kebijaksanaan oleh pimpinan, dan menghambat perkembangan kemajuan organisasi.

B. Saran

Saat ini ketika persaingan semakin ketat, pandangan yang menyederhanakan masalah administrasi tidak bisa lagi dianut. Bagian administrasi di perkantoran memegang peranan yang sama penting di bagian lainnya. Mereka harus dibekali dengan skill dan kemampuan yang cukup di bagiannya.

DAFTAR PUSTAKA

Haryadi, Hendy. 2000. Administrasi Perkantoran untuk Manajemen. Bandung: Sinar Baru.

Sugandha, Danna. 1986. Manajemen Administrasi. Suatu Pendekatan Sistem Dalam Manajemen Perkantoran. Bandung: Sinar Baru.

Sukoco, Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga.

https://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_administrasi_perkantoran

Download Contoh Makalah Manajemen Administrasi Perkantoran.docx

Download juga:

Makalah Ilmu Manajemen

Makalah Manajemen Keuangan

Makalah Manajemen Pemasaran

Makalah Manajemen Personalia

Makalah Manajemen Produksi

Makalah Manajemen Sekolah

MOHON MATIKAN AD BLOCK
TERIMA KASIH